ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИТ-ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ ОКАЗАНИИ БУХГАЛТЕРСКИХ АУТСОРСИНГОВЫХ УСЛУГ

Расширение масштабов хозяйственной деятельности дает возможность предприятиям раздвигать рамки привычного ведения хозяйственной деятельности организации, тем самым оптимизируя издержки предприятия и повышая его конкурентоспособность.

Одной из главных задач аутсорсинга бухгалтерских услуг является снижение себестоимости проектов, а именно сокращение трудозатрат конкретного работника в часовом выражении. Основными решениями данной проблемы являются технологические совершенствования и новейшие интеграционные системы.

Аудиторско консалтинговая компания «Невская Перспектива» предлагает воспользоваться услугами ведения бухгалтерского учета, https://nperspektiva.ru/buhgalterskie-uslugi/vedenie-buhgalterskogo-ucheta/. Опытные специалисты также обучат и проконсультируют работников предприятия-заказчика по всем вопросам, связанным с ведением бухгалтерского и налогового учета. В работе используются только современные информационно-технические решения.

Бухгалтерия подразумевает под собой множество работ с бумажными носителями, так как именно они являются подтверждающими документами правильности и чистоты хозяйственной деятельности при налоговых проверках. На данный момент не существует способов увеличения мобильности создания исходящих данных (реализаций, счетов и т.д.), зато есть варианты сокращения двойной работы при вводе входящих документов.

Первым из них является электронный документооборот. Данный механизм был разработан относительно давно и пользуется высокой популярностью в работе с налоговыми органами. Сейчас постепенно многие фирмы переходят к электронному документообороту и между контрагентами, такое ведение бизнес-процессов стало доступным с 2011 года при наличии электронной цифровой подписи. Это значительно ускоряет получение нужных данных от участников сделки. Однако данный вид передачи сам по себе несет риски потери или перехвата конфиденциальной информации, поэтому целесообразно использование специализированных программ, обеспечивающих надлежащую защиту данных.

Основные заявленные преимущества:
а) уменьшение количества бумажных документов;
б) возможность снизить затраты на архив для бумажных носителей;
в) снижение расходов на печать, отправку, канцтовары;
г) снижение трудозатрат на ручной ввод;
д) снижение рисков потери документов.

Однако в реальности работает только часть данных свойств. Все заключается в новшестве ввода данного элемента ведения бизнеса. Многие компании не рискуют пользоваться только электронным документооборотом, поэтому продолжают использовать также и печатные носители, что никаким образом не снижает затраты организации на архив или печать и канцтовары.

Отсутствие необходимости в ручном вводе документов является основополагающим фактором содержания данной программы, однако в том виде, в котором она представлена разработчиками, зачастую не столь эффективна в реальности.

Правила бухгалтерского учета предполагают наличие особенностей его ведения в организациях, отсюда возникают трудности перегрузки электронных документов из системы в систему. Чаще всего для этих целей используется файловый метод, который после перегрузки все равно требует ручного вмешательства для исправления в соответствии с правилами учета в конкретной организации.

Оптимальным решением для аутсорсинга бухгалтерских услуг является наличие интеграционной системы считывания PDF-форматов в бухгалтерские учетные программы. Данные разработки высокоэффективны, так как имеют возможность настройки загрузки. Минусом для обычных фирм является высокая цена такого сканера, однако для аутсорсинга этот факт не играет особо значимой роли, поскольку из-за большого потока бумажных носителей и специфики работы отрасли, продукт является полностью окупаемым, а также представляет собой метод снижения трудозатрат, а значит себестоимости проектов.

Указанные системы оптического распознавания первичных документов позволяют:

• экономить время работы, так как убирает необходимость ручного ввода документов, справочников и другой учетной информации;
• обрабатывать большие объемы входящей учетной корреспонденции;
• исключить фактор человеческой ошибки (пропуски, опечатки);
• переместить данные, не теряя особенностей ведения бухгалтерского учета.